S čím Vám informační systém pomůže

Firma bez funkčního informačního systému se zpravidla potýká s typickými příznaky.

Příliš mnoho dokumentů

Vaše e-mailová schránka přetéká zprávami s přiloženými dokumenty. V počítači jste si nastřádali svoji vlastní příruční knihovnu.

  • Přijímáte a odesíláte e-mailem spoustu dokumentů.
  • Ztrácíte v nich přehled.
  • Organizujete si je do adresářů.
  • Vytváříte nové dokumenty kopírováním z předchozího nebo ze vzoru.
  • Trávíte čas zařazováním nových dokumentů do těchto adresářů.
  • Trávíte čas vyhledáváním konkrétních dokumentů.
  • Prohledáváte ručně obsahy dokumentů.
  • Vytváříte přehledy (součty, statistiky, atd.) z jednotlivých dokumentů.

Složité dokumenty

Vaše dokumenty Vám začínají přerůstat přes hlavu.

  • Váš dokument je tak velký, že natažení nebo uložení příliš dlouho trvá.
  • Váš Excel má tolik řádků / sloupců, že se s ním obtížně pracuje.
  • Vzorečky v Excelu jsou tak spletité, že je již není možné upravovat.
  • Vytváříte objemné a pracné dokumenty, které jsou souhrnem, součtem, statistikou z jiných dokumentů.

Více uživatelů

Přepisujete si údaje v dokumentech s kolegy navzájem.

  • Potřebujete s kolegy upravovat jeden dokument současně.
  • Řešíte zamčené sdílené dokumenty.
  • Posíláte si jeden dokument s kolegy navzájem e-mailem k provedení úprav.

Roztroušené dokumenty

Dokumenty se nacházejí v různých počítačích různých pracovníků.

  • Nikdo neví, jaké dokumenty vlastně existují.
  • Je obtížné dohledat, kde se který dokument nachází.
  • Existují různé verze dokumentu na různých místech a není zřejmé, které místo a která verze je ta správná.
  • Dokumenty nejsou zálohované, při ztrátě nebo poruše počítače (např. vadný disk) jsou ztracené.

Chyby

Všichni děláme chyby.

  • Nekvalitní, chybná data. Do textového dokumentu lze napsat cokoliv. I data, která nejsou správná. Chyby v datech mohou být zjevné na první pohled (např. na objednávce chybí zákazník), nebo skryté (např. objednávka překračuje kreditní limit zákazníka).
  • Zastaralá data. Pracovníci si uchovávají kopie dokumentů, které už ale nejsou platné, protože existují novější verze. Pracují tak s daty, která již neplatí.

Přínosy informačního systému

Informační systém umožňuje zaznamenávat a uchovávat data, která následně prezentuje uživatelům ve formě komplexních informací.

Jednotný zdroj informací

Jakmile informační systém začne zpracovávat danou agendu (např. zákazníci, objednávky, výkazy práce, atd.), stane se pro tuto agendu autoritativním zdrojem dat. Data dané agendy tak budou všechna na jednom místě - v informačním systému. Všichni (s odpovídajícím oprávněním) uvidí všechna data k dané agendě v informačním systému.

Vždy aktuální data

Informační systém zobrazuje v každém okamžiku aktuální data. Pokud např. byla založena nová objednávka, je okamžitě dostupná všem uživatelům.

Kvalita dat

Při vkládání dat informační systém automaticky ověří jejich platnost. Kontroly zadávaných dat mohou být velmi různorodé, např.:

  • Ověření, že daná hodnota je vyplněna, př. objednávka musí mít zadaného zákazníka.
  • Formální ověření hodnoty, př. datum začátku práce na objednávce je platným kalendářním datem.
  • Věcné ověření hodnoty, př. hodnota objednávky nesmí překročit kreditní limit zákazníka.

Informační systém Vám tak pomůže zajistit konzistentní, velmi vysokou kvalitu dat.

Víceuživatelská editace dat

Data v informačním systému může souběžně zpracovávat více uživatelů. Informační systém zajistí, že si uživatelé navzájem data nepřepisují.

V případě, že dva uživatelé změní jeden konkrétní záznam ve stejnou dobu, systém informuje druhého uživatele, že data byla změněna a umožní mu načíst změněná data a zapracovat jeho změny do aktuálních dat.

Snadná dostupnost dat

Informační systém umožňuje vyhledávat údaje podle kombinace více kritérií, např. vyhledat neuzavřené objednávky od zákazníka daného jména s datem platnosti v minulém měsíci.

Vyhledané záznamy lze seřadit podle požadovaných kritérií, např. faktury podle doby po splatnosti a dlužné částky.

Alternativně lze využít tzv. fulltextové vyhledávání, které funguje podobně jako webové vyhledávače (např. Google), ale nad daty v informačním systému.

Přehlednost dat

Informační systém zobrazuje informace strukturované tak, jak potřebujete. Důležité údaje tak máte snadno a přehledně přístupné, např. jméno zákazníka se zobrazí již na přehledu objednávek, zatímco číslo zákazníka je až na detailu objednávky. Které údaje budou kde zobrazeny záleží na Vás.

Automatické výstupy

Informační systém dokáže prezentovat údaje podle Vašich potřeb. Např. může zobrazit objednávku nebo fakturu jako dokument ve formátu PDF, Word nebo Excel.

Dokáže také na základě dat vytvořit zcela nové výstupy. Např. podle všech výkazů práce k dané objednávce dokáže vypočítat fakturu, nebo podle všech výkazů práce v daném měsíci vypočítá mzdy zaměstnanců.

Automatická upozornění

Informační systém může automaticky odesílat e-mailové zprávy v reakci na definované události. Např. pokud je faktura týden po splatnosti nezaplacená, odešle zprávu ekonomickému řediteli.

Bezpečnost dat

Skutečnost, že firemní data jsou soustředěna do jednoho místa - databáze informačního systému - umožňuje jednotně a konzistentně zajistit jejich bezpečnost.

Přístupy uživatelů jsou v informačním systému řízeny. Systém ověřuje identitu uživatele. Systém řídí přístup uživatele k jednotlivým funkcím systému i ke konkrétním záznamům.

Data informačního systému mohou být pravidelně zálohována (např. denně) a pro vyšší bezpečnost mohou být zálohy distribuovány do více lokalit.